Recruiting erfolgreich gestalten

Recruiting muss heute vor allem eines sein: Schnell. Schon ab 10 ausgeschriebenen Stellen pro Jahr ist Excel dafür nicht mehr das geeignete Hilfsmittel. Eine Bewerbermanagement-Software spart Zeit und Kosten, denn sie automatisiert die erforderlichen Prozesse und nimmt administrative Arbeit ab. Die Handhabung der Technik ist bei einer übersichtlich gestalteten Software kein Hexenwerk und schnell erlernt. Aber wie bei jeder Kommunikation hängt auch die Qualität des Recruitingprozesses vom Inhalt ab. Und der liegt in der Hand des Personalers. Um Ihre Softwarelösung besonders effizient nutzen zu können, sollten Sie diese fünf grundsätzlichen Tipps beachten:

 

1. Interne Beteiligte von Anfang an integrieren
Ermitteln Sie alle beteiligten Personen. Das beginnt bei der Stellenbedarfsmeldung und endet mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Den Beteiligten werden vom System die sie betreffenden Unterlagen, Termine und Erinnerungen nach Ihren Vorgaben zugeschickt. Alle Schritte werden dokumentiert und für Ihren Kostenüberblick ausgewertet.

2. Stellenanzeige perfekt gestalten und online schalten
Formulieren Sie das gesuchte Profil so präzise wie möglich. Vermeiden Sie unbestimmte Begriffe wie Teamgeist und Belastbarkeit. Gestalten Sie die Stellenanzeige im firmeneigenen Corporate Design und posten Sie diese per Klick auf Ihrer Homepage und in den von Ihnen gewählten Medien.

3. Bewerbung per E-Mail ermöglichen
Dabei werden Lebenslauf und Zeugnisse vom Bewerber als Anlage beigefügt. Die Software sollte Lebensläufe elektronisch auslesen und
standardisierte Datensätze erzeugen können – von den Adressdaten bis zu den einzelnen Bildungsabschlüssen. Mit dieser Methode sind allgemeine Berufserfahrung und Fachkenntnisse sehr schnell auswertbar.

4. Bewerberselektion vereinfachen per Online-Maske
Unabdingbare Qualifikationen für die Stelle sollten Sie gezielt über ein Bewerbungsformular / eine Jobbörse abfragen können. Bewerber, die diese K.O.- Kriterien nicht erfüllen, können direkt identifiziert werden. Beschränken Sie Ihre Fragen unbedingt auf die wenigen wirklich relevanten Kriterien, sonst steigen viele Bewerber aus. Ergänzend können CV und Zeugnisse auch hierbei hochgeladen werden.

5. Schnell und persönlich kommunizieren
Die Software sollte automatische Eingangsbestätigungen versenden
können, Zwischenstand und Absagen nach von Ihnen definierten Zeiträumen ermöglichen. Gestalten Sie diese Kommunikation möglichst persönlich. Fügen Sie den Namen des Kandidaten ein, sagen Sie mehr als „Ihre Bewerbung ist eingegangen“ und versenden Sie nur während der Geschäftszeiten. Die Einladung zum Vorstellungsgespräch, dem Herzstück des Auswahlprozesses, sollte telefonisch erfolgen. Bei der gemeinsamen Terminfindung hilft dann wieder die mit dem Kalender verbundene HR-Software.

 

Zielsetzung der Digitalisierung
Bewerbermanagement, auch als E-Recruiting bekannt, bezeichnet die moderne Methode der Personalbeschaffung mittels einer HR Software. Darunter werden alle internen und externen Prozesse von der Genehmigung und Ausschreibung einer Stelle bis hin zum Vertragsabschluss zusammengefasst.

Die Zielsetzung des digitalisierten Bewerbermanagements ist die Vereinfachung der internen Prozesse, um sich für den Bewerber oder auch potentiellen neuen Mitarbeiter die erforderliche Zeit nehmen zu können. Die HR-Abteilung gestaltet in diesem Fall den aktiven Austausch zwischen Fachabteilung und Bewerber. Zeitgleich unterstützt die HR-Abteilung in allen Fragen rund um die Gestaltung des Arbeitsverhältnisses. Digitalisierung nimmt den Druck der Standardprozesse heraus und schafft Freiräume für die individuelle und firmenspezifische Gestaltung bei der Einstellung Ihrer Mitarbeiter.

Interne Prozesse vereinfachen

  • Automatisierung von Routineaufgaben (Eingangsbestätigungen, Versand von Einladungen…)
  • Verkürzung von Durchlaufzeiten der Bewerbungen (wie z. B. das automatisierte Auslesen von Qualifikationen aus dem Lebenslauf)
  • Abteilungsübergreifende Vereinfachung von Abstimmungsprozessen (Workflowsteuerung zur Sichtung von Bewerbungen in den Fachabteilungen)
  • Terminmanagement (Fristsetzung für die Sichtung von Bewerbungen, Koordination der Vorstellungsgespräche, Einladung zum Vorstellungsgespräch)

Externe Wirkung verstärken – aktiv Bewerber begeistern

  • Professionelle Außenwirkung – durch eigene Homepage und Bewerberportale
  • Schnelle Reaktionszeiten – der Bewerber erhält einen guten Eindruck vom Unternehmen
  • Frühzeitige Kontaktaufnahme – durch automatisierte Einbindung der Fachabteilung kann ggf. bereits vor dem Bewerbungsgespräch Kontakt zwischen den Experten (Bewerber/Team) geknüpft werden
  • Regelmäßige Updates zum Stand der Bewerbung versenden bzw. kommunizieren

Den Bewerbungsprozess automatisieren

  • Wird innerhalb des Unternehmens mittels Antrags- und Genehmigungsverfahren auf den Weg gebracht
  • Aus der Bedarfsmeldung wird eine Stellenausschreibung generiert, die intern und extern veröffentlich wird. Hier können die eigene Homepage, Jobbörsen als auch externe Jobportalegenutzt werden. Erforderliche Qualifikationen können direkt abgefragt werden.
  • Bewerbungen erfolgen per Post, per E-Mail bzw. über Homepage, Jobbörsen und Jobportale. Alle digitalvorliegenden Dokumente werden automatisiert in das Bewerbermanagement übernommen. Durch das Auslesen der Lebensläufe werden Qualifikationen automatisiert in die Datenbank gestellt.
  • Eine automatisierte Eingangsbestätigung wird verschickt.
  • Anhand der Kenntnisse und Qualifikationen werden TOP-Kandidaten sofort automatisch identifiziert und als Vorschläge für die Fachabteilung aufbereitet. Kandidatenpool steht den Mitarbeitern und Vorgesetzten zur Verfügung, die in den Bewerbungsprozess eingebunden sind.
  • Persönliche Einladung und Durchführung der Gespräche. Dokumentation der wichtigen Ergebnisse im Bewerbermanagement. Parallel können automatisiert bereits erste Absagen für die Kandidaten versendet werden, die nicht in Frage kommen.
  • Die HR-Abteilung unterstützt die Fachabteilung bei einer Zusage durch entsprechende elektronische Koordination der Termine, Ausgestaltung und Ausstellung der Arbeitsverträge. Aufnahme der aktuell nicht in Frage kommenden TOP-Kandidaten in den Talent Pool, die für das Unternehmen ggf. zu einem späteren Zeitpunkt von Interesse sind.
  • Mit der Vertragsunterzeichnung wird der Bewerber zum Mitarbeiter (automatisierte Übernahme in das Personalmanagement). Alle weiteren Onboarding-Prozesse werden jetzt elektronisch angestoßen.

Mit Online-Recruiting qualifizierte Nachwuchskräfte gewinnen
Für ein erfolgreiches Recruiting reichen interessante Stellenausschreibungen heute nicht mehr aus. Die Gestaltung des gesamten Recruitingprozesses prägt den sehr wichtigen ersten Eindruck, den ein Unternehmen bei potentiellen neuen Mitarbeitern hinterlässt. Gerade die gut ausgebildete und technisch versierte Generation Y ist in der digitalen Welt zuhause. Sie erwartet von zukünftigen Arbeitgebern eine Kommunikation, die auf ihre Nutzung der Medien zugeschnitten ist. Mit einem Bewerbermanagement, das diese Wünsche berücksichtigt, punkten Sie im Wettbewerb um junge Fachkräfte.

Attraktive Karriere-Webseite
Die unternehmenseigene Karriereseite ist nach wie vor der erste Anlaufpunkt für Bewerber, um sich über den Arbeitgeber zu informieren. Die digitale Generation schätzt dabei relevante Inhalte, schnelle Ergebnisse und einfache Dialogmöglichkeiten. Besonders Mittelständler können mit ihrer Unternehmenskultur die Werte der jungen Zielgruppe wie Integrität, sinnvolle Arbeit und individuelle Entwicklungschancen ansprechen. Stellen Sie Ihr Unternehmen transparent und authentisch dar.

Kommunizieren Sie klar, welche Stellen frei sind und nennen Sie den zuständigen Ansprechpartner mit allen Kontaktdaten. Ihr Webauftritt muss unbedingt für mobile Endgeräte optimiert sein, denn rund 60 Prozent der Jobsuchenden recherchieren über Smartphone und Tablet.

Schnelle Onlinewerbung
Die häufigste Bewerbungsform ist eine E-Mail mit Dateianhängen. 90 Prozent der Jobsuchenden würden gern eine Bewerbungsmaske mit individuellen Fragen nutzen.

Allerdings möchten sie dabei nicht mehr als 15 Fragen beantworten und insgesamt maximal 15 Minuten aufwenden. Ist die Prozedur zu mühselig, kann es sein, dass die Bewerbung abgebrochen und auch später nicht wieder aufgenommen wird. Mit einem kandidatenfreundlichen Bewerberportal verhindern Sie, dass sich anstelle der Besten letztendlich die Geduldigsten bewerben. Einige wenige Unternehmen ermöglichen sogar eine Bewerbung per Smartphone. Ideal für die mobile Generation.

Der perfekte Zeitablauf
Aus Kandidatensicht ist nur eine schnelle Behandlung ihrer Bewerbung auch eine wertschätzende. Sie erwarten eine Eingangsbestätigung am selben Tag, eine Einladung zum Vorstellungsgespräch oder eine Absage nach zwei Wochen und die Rückmeldung zum Gespräch nach einer Woche. Die Kommunikation muss persönlich und nicht standardisiert wirken. Dazu tragen auch regelmäßige Updates zum Stand der Bewerbung bei. Im Falle einer Absage sind ambitionierte Kandidaten interessiert an einer Registrierung im Talent Pool, sofern Unternehmen diese Kontakte bei neuen Vakanzen auch aktiv nutzen. Modernes Recruiting funktioniert digital, schnell und wertschätzend. Eine Tabellenkalkulationssoftware wie Excel kann das nicht leisten. Sie ist ein No-Go für modernes Recruiting. Mit einer aktuellen Bewerbermanagement-Sof twarelösung können Sie als Arbeitgeber glänzen und die besten Talente erreichen.

 

Quellen: 360°-Studie Recruiting 2014, CareerBuilder Germany und Personalwirtschaft | Candidate Experience Studie 2014, CareerBuilder Germany |
Online-Talent-Communication-Studie (OTaC) 2016, Potentialpark

1965 in Hannover geboren, studierte Stefan Post nach dem Abitur Wirtschaftsingenieurwesen in Karlsruhe. Im Rahmen eines Studentenjobs entdeckte Post die Trägheit der Gehaltsabrechnung eines mittelständischen Unternehmens und schrieb kurzerhand ein Abrechnungsprogramm, das die Personalarbeit wesentlich effizienter gestalten sollte. Auf dieser Basis gründete Stefan Post 1988 sein Unternehmen SP_Data und schreibt seitdem Erfolgsgeschichte. 30 Jahre später zählt SP_Data zu den führenden HR-Software-Unternehmen in Deutschland.

Stefan Post

1965 in Hannover geboren, studierte Stefan Post nach dem Abitur Wirtschaftsingenieurwesen in Karlsruhe. Im Rahmen eines Studentenjobs entdeckte Post die Trägheit der Gehaltsabrechnung eines mittelständischen Unternehmens und schrieb kurzerhand ein Abrechnungsprogramm, das die Personalarbeit wesentlich effizienter gestalten sollte. Auf dieser Basis gründete Stefan Post 1988 sein Unternehmen SP_Data und schreibt seitdem Erfolgsgeschichte. 30 Jahre später zählt SP_Data zu den führenden HR-Software-Unternehmen in Deutschland.

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